OGD Verzuimloket
Eén duidelijk proces voor ziekmelden, herstelmelden en het inplannen van een afspraak. Van eerste schets tot werkend ontwerp.
Inleiding
Het OGD Verzuimloket begeleidt medewerkers en leidinggevenden door het hele verzuimproces, van de eerste ziekmelding tot volledig herstel. Voor veel medewerkers voelde dat proces onduidelijk: welke stappen volgen elkaar op, wie is erbij betrokken en wat wordt er precies van je verwacht? Voor dit project bouwde ik het portaal van de grond af op, eerst als lo-fi wireframes met open onderzoeksvragen in de kantlijn, daarna uitgewerkt tot een volledig gestyled ontwerp met de branding van OGD.
Fase 1 — Lo-fi
Van onderzoek naar ontwerp
Voordat er één pixel gestyled werd, zijn de belangrijkste stappen in kaart gebracht als grijze wireframes, met ruimte in de kantlijn voor de vragen die de content nog moest beantwoorden.
De basis
De homepage legt meteen de belangrijkste routes vast: ziekmelden, herstelmelden en het proces zelf, allemaal bereikbaar vanuit de hoofdnavigatie.
Het proces uitgelegd
Op de detailpagina's over het proces, zoals de probleemanalyse, stond de content nog niet vast. In de kantlijn verzamelde ik de vragen die eerst beantwoord moesten worden, zodat de uiteindelijke tekst daar gericht antwoord op kon geven.
“Vragen voor de pagina's: wat is een…? Wie doet dit? Wat kan ik doen? Hoelang duurt dit? Wat nu?”
Ziekmelden
Het melden zelf is bewust laagdrempelig: een korte uitleg over wat er van je verwacht wordt, gevolgd door een eenvoudig formulier. Zonder dat er ooit om medische informatie wordt gevraagd.
Afspraak inplannen
Wie liever direct met iemand spreekt, kiest zelf het moment: een datum, een tijdstip en een korte bevestiging.
“Als medewerker wil ik zelf een afspraak kunnen maken met het verzuimloket, zodat ik mijn vragen snel beantwoord krijg.”
“Als medewerker wil ik weten met wie ik te maken heb in het proces, zodat ik weet wat er gebeurt en ik mezelf kan voorbereiden.”
Een ontwerpmoment
Van horizontaal naar verticaal
Het verzuimproces bestaat uit meerdere stappen die na elkaar plaatsvinden, van probleemanalyse tot de 42e-weekmelding. De eerste versie van die tijdlijn liep horizontaal over het scherm. Gebruikersfeedback wees uit dat dit lastig te lezen was, dus is de tijdlijn herontworpen als verticale lijn die vanzelf meeloopt met de scrollrichting van de pagina.
“Een van de feedbackpunten was dat de tijdlijn horizontaal niet goed te lezen was. Ze suggereerde een verticale lijn, dat wat prettiger leest.”
Fase 2 — Hi-fi
Van wireframe naar werkend ontwerp
Met de content en flows op hun plek, kreeg elk scherm de branding, fotografie en kleur van OGD. Dezelfde stappen als hierboven, nu als werkend ontwerp.
Ziekmelden
Waar de wireframe nog kaal aanvoelde, brengt echte fotografie en een persoonlijke toon nu warmte in een onderwerp dat al snel formeel aanvoelt. Het formulier zelf bleef bewust simpel: naam, teamleider, datum en een kort berichtje.
Na het versturen volgt een luchtige bevestigingspagina met een GIF, een bewuste keuze die aansluit bij de interne cultuur van OGD, waar ditzelfde soort GIF's ook terugkomt in trainingspresentaties.
Herstelmelden
De weg terug krijgt dezelfde laagdrempelige aanpak als het ziekmelden: één helder formulier, geen omwegen. De bevestiging die volgt is bewust feestelijk: "Welkom terug!" met een eigen GIF.
Is een medewerker langer dan acht weken ziek geweest, dan stuurt het verzuimloket dit bericht ook door naar de leidinggevende. De leidinggevende kan vervolgens een welkomstcadeau laten bezorgen, een klein maar menselijk detail dat verder gaat dan alleen het scherm.
Een afspraak maken
Pas nadat je een teamlid hebt gekozen, verschijnen de tijden die voor diegene beschikbaar zijn. Zo kies je nooit een tijdstip dat toch niet kan. Klik je een tijdstip aan, dan vervagen de andere opties, zodat in één oogopslag duidelijk is welke keuze je hebt gemaakt.
Na bevestiging volgt een bedankpagina die de afspraak samenvat. De bevestiging komt zowel op het scherm als per e-mail binnen, zodat niets afhankelijk is van één kanaal.
Contact
De contactpagina heeft een dubbele functie: medewerkers kunnen er kennismaken met het team achter het verzuimloket en er direct een afspraak plannen, zonder dat een van die twee de andere in de weg zit.
Reflectie
Wat begon als een verzameling losse vragen in de kantlijn van een wireframe, is nu één samenhangend proces dat een medewerker zelfstandig kan doorlopen, van de eerste ziekmelding tot een goed geplande afspraak. Kleine details zoals de verticale tijdlijn en de vertrouwde GIF-cultuur van OGD zorgen ervoor dat een onderwerp dat al snel formeel aanvoelt, toch menselijk blijft.
Nieuwsgierig naar meer?
Bekijk de andere projecten in het portfolio, of neem gerust contact op als je hier meer over wilt weten.